Cumhurbaşkanlığından Kamu Kurumlarına Elektronik Saklama Uyarısı!
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı; belgelere kolayca ulaşılabilmesi ve fiziki arşivleme yükünün ortadan kalkması için tüm kamu kurumlarına elektronik ortamda oluşturulan belgelerin dijital olarak saklanması konusunda uyarıda bulundu. TÜRKKEP’e göre benzer sorunların özel şirketlerde de yaşanmaması için elektronik saklama yöntemlerinin kullanılması oldukça önemli bir adım olarak görülüyor.
Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı,
elektronik saklama konusunda kamu kurum ve kuruluşları için bir uyarı yazısı
yayımladı. Başkanlık, tüm kamu idarelerine
elektronik ortamda üretilen belgelerin fiziki çıktılarının alınmaması,
belgelerde e-İmza kullanılması ve söz konusu belgelerin dijital ortamda
saklanması konusunda uyarıda bulundu. Resmî belgelere kolayca ulaşılabilmesi, arşivleme
işlemlerindeki operasyonel yükün azaltılması ve bürokrasinin hızlandırılması
amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin dijital ortamda arşivlenmesi
öneriliyor. Kamu kurumlarında görülen bu sorunlar özel şirketlerde de
yaşanabiliyor. Benzer sorunların önüne geçmek için özel şirketlerin de
elektronik saklama yöntemlerini kullanmaları oldukça önemli bir adım olarak görülüyor.
GÜVENLİ E-SAKLAMA İÇİN RESMİ HİZMET
SAĞLAYICILARI TERCİH EDİLİYOR
E-Saklama; resmî, hukuki ve ticari niteliği olan
her türlü bilgi ve belgenin, elektronik ortamda güvenli ve yasal olarak uzun
süreli saklanmasını sağlıyor. Elektronik saklama; özel şirketlere, kamu
kurumlarına ve bireylere resmi evrak arşivleme konusunda maliyet ve zaman
tasarrufu sunuyor. E-Saklama ile özel şirketlerin elektronik dosya, doküman,
belge, kayıt ve arşivleri her türlü riske karşı kesin bir koruma altına
alınıyor. E-Saklama; özel şirketlerin belge yönetimini modernleştirirken, aynı
zamanda kâğıt kullanımının önüne geçerek kullanıcılarının çevre dostu bir
kimliğe bürünmesini sağlıyor.
Resmi otoritelerce onaylı bir hizmet sağlayıcı
tarafından sunulan E-Saklama; standart e-posta sağlayıcılarının depolama
alanlarından ya da piyasadaki diğer bulut saklama yöntemlerinden farklı olarak
belgelerin %100 yasal değişmezlik garantisi ile 20 yıl süreyle saklanmasına
imkân tanıyor. Bu sebeple bireyler ve şirketler güvenli elektronik saklama
hizmeti almak için resmi hizmet sağlayıcıları tercih ediyor.
E-SAKLAMA VERİ KAYBI RİSKİNİ ORTADAN KALDIRIR
Geleneksel kâğıt tabanlı saklama yöntemlerinin
yerini alan dijital saklama çözümleri sayesinde özel şirketler için
e-Saklamanın önemi giderek artıyor. E-Saklama
ile belgelerin yangın, deprem, sel gibi doğal afetler ya da hırsızlık gibi
insan kaynaklı risklerden etkilenme ihtimali sıfıra inerken veri kaybı riski de
ortadan kalkıyor. Elektronik ortamda arşivlenen belgelere zaman ve mekân
gözetmeksizin internetin olduğu her yerden erişim sağlanabiliyor. Bu durum iş
süreçlerini hızlandırırken verimliliğin artmasına olanak tanıyor. Kâğıt tabanlı
belgelerin aksine e-Saklama uygulamasıyla
muhafaza edilen veriler fiziksel alan gerektirmiyor. Böylece özel şirketlerdeki
ve ticari işletmelerdeki evrak depolama ihtiyaçları ortadan kalkarken
maliyetlerde ciddi düşüşler yaşanıyor. Elektronik belgeler uygun şekilde
yedeklendiği takdirde uzun yıllar boyunca güvenli bir şekilde korunuyor.
OLCAY YILDIZ: “RENKLİ
KLASÖRLERDE EVRAK SAKLAMAK TARİHE KARIŞIYOR”
E-Saklama uygulamasının özel şirketlere
getirdiği avantajlar hakkında bilgiler veren TÜRKKEP Genel Müdürü Olcay Yıldız,
“Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı tarafından Resmi Gazete’de yayımlanan
uyarıyla kamu kurumlarına elektronik saklamanın önemi bir kez daha
hatırlatıldı. Elektronik belgelerin fiziki olarak saklanması sorunu sadece kamu
kurumlarında değil, özel sektörde de yaşandığı için TÜRKKEP olarak bu uyarıyı
önemsiyoruz. İş süreçlerinin dijitalleşmesi ve Türkiye’nin dijital dönüşümü
için kamudan özel sektöre kadar tüm taraflara elektronik saklama yöntemlerinin
önemini biz de hatırlatmak isteriz. TÜRKKEP, 2013 yılında Bilgi Teknolojileri
ve İletişim Kurumu tarafından KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Hizmet Sağlayıcısı
olarak yetkilendirilmiştir. E-dönüşümün Türkiye’deki pazar lideri olarak Türk
Ticaret Kanunu’na uygun şekilde verdiğimiz TÜRKKEP e-Saklama hizmetiyle tüm
şirketlerimizin yanındayız.
TÜRKKEP e-Saklama alanının, standart e-posta
sağlayıcılarının ya da piyasadaki diğer bulut saklama sistemlerinin sunduğu
saklama yöntemlerinden çok büyük farklılıkları var. Örneğin biz TÜRKKEP olarak
e-Saklama sistemlerimizde yer alan tüm belgeleri %100 yasal değişmezlik
garantisiyle saklıyoruz. Yani belge size 20 yıl sonra da lazım olduğunda biz
bunun değişmediğini ispatlıyor, hukuki ve ticari verileri yasal, geçerli ve
güvenli bir şekilde muhafaza ediyoruz. Saklanan belgelerin silme işlemi sadece
hizmeti alan şirketin özel başvurusu ile TÜRKKEP’in uzman çalışanları
tarafından yapılıyor. TÜRKKEP e-Saklama’nın; hayatımız boyunca bireysel ve
ticari tüm önemli evrak ve dosyalarımızın güvenle saklanması için en doğru
yöntem olduğunu düşünüyoruz.
Bu hizmetimiz ile ayrıca fiziki arşiv zahmetini
ve veri kaybı riskini ortadan kaldırıyoruz. E-Saklama ile arşivlenen tüm
verilerin tamamen TÜRKKEP koruması ve güvencesi altında olduğunu
söyleyebiliriz. Kullanıcılarımız, diledikleri zaman hızlı bir şekilde
elektronik verilerine erişim sağlayabiliyor. Geleneksel yöntemlerde oldukça
riskli ve maliyetli olan evrak saklama işlemi elektronik saklama sayesinde
kolayca gerçekleşiyor. Yani renkli klasörlerde evrak saklamak tarihe karışıyor.
TÜRKKEP e-Saklama hizmetlerinin
sağladığı güvenilirlik ve erişilebilirlik, bilginin güvenli bir şekilde
geleceğe taşınması için kritik bir adımdır” dedi.
“TÜRKKEP E-SAKLAMA
AFETLERDE VERİ KAYBI SORUNUNA SON VERİYOR”
Afet durumlarında şirketlerin
ve kurumların veri kaybı yaşamaması için TÜRKKEP e-Saklama kullanımının çok
önemli olduğunun altını çizen Yıldız, “Resmi olsun olmasın evrak ve belgelerin
kolay ulaşılabilir olması, dijital olarak korunarak saklanabilmesi günümüzdeki
en büyük ihtiyaçlar arasında. Belgelerin zaman içinde tahrip olması, zarar
görmesi ya da kaybolması gibi sorunlar her zaman önemli bir konuyken özellikle
afet dönemlerinde bu sıkıntılar daha çok karşımıza çıkabiliyor. Uluslararası
istatistikler, afet durumlarında veri kaybının kurumlar için yıkıcı boyutlara
ulaştığını çok net gösteriyor. Kahramanmaraş merkezli son depremde de bu
konunun ne kadar önemli olduğunu bir kez daha görmüş olduk. TÜRKKEP
e-Saklama kullanan birçok afetzede firmamız elektronik saklama yöntemini
kullandığı için deprem sonrasında da önemli evraklarına kolaylıkla erişip
işlerini sürdürebildi. Çünkü afet anlarında resmi evrakların kaybolması ya da
tahrip olması ancak e-Saklama yöntemiyle önlenebilir. Ben bu vesileyle tüm özel
şirketlerimizi ve ticari işletmelerimizi TÜRKKEP’in e-Saklama hizmetiyle
güvenli arşiv tutmaya ve ülkemizin dijital dönüşümüne katkı sunmaya davet
ediyorum” ifadelerini kullandı.
İlk Yorum yapan siz olun!